レポートのテンプレートを作る

「物件の写真」では「建物巡回点検報告書」を作成することができますが、テンプレート機能を利用すると、ニーズに合わせ、自由な書式のレポートを作成できます。

ヘッダーや写真、点検結果、備考欄などのパーツを任意の順番で組合せ、「原状回復報告書」「退去立会報告書」「リフォーム完了報告書」といったレポートが作成可能です。(ヘッダーは必須・一番上に固定表示です)

現在ご用意しているパーツは、以下の通りです。
ヘッダー / シンプルヘッダー / 点検結果 / 写真 / 写真(対応前・対応後)/ 備考欄


例えばこんなテンプレートが作れます

作成に入る前に、どのパーツを組合せればどんなテンプレートが作成できるのか見てみましょう。

パーツは、パーツ直後に改ページを入れるかどうか設定できることを念頭に置いてください。
また、タイトルや備考欄の文章、カテゴリセット、点検項目の並び順や写真の体裁など、初期値として設定したものは、後からレポート編集画面で随時変更できます。

ver8-template--sample-onepagetenken

巡回点検報告書を一枚で

パーツの組合せ: ヘッダー + 点検結果パーツ(最低限のカテゴリセットを指定) + 写真パーツ(2列の体裁を指定)。

どのパーツも改ページなしに設定。

レポート作成時、点検結果のコメントの溢れにより一枚に収まらないのを防ぐため、臨機応変に未使用の点検項目を表示/非表示(印刷ON/OFF)し、項目数を減らして調整。

PDFでダウンロード

ver8-template--sample-souhujo

報告書に送り状を添えたい

パーツの組合せ: シンプルヘッダー + 備考欄(改ページあり・見出しを「記」などに変更、文章の初期値をセットしておく)+ その他パーツ。

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原状回復報告書

パーツの組合せ: ヘッダー + 備考欄(改ページなし・見出しを「ご報告」に変更)+ 写真(対応前・対応後)パーツ。

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大きな写真の報告書

パーツの組合せ: ヘッダー(項目をカスタマイズ) + 備考欄(改ページなし・見出しを「記」に変更)+ 写真パーツ(写真の体裁: 1列最大2段)。

PDFでダウンロード:写真の体裁が1列最大2段 / 1枚(横置き)

巡回点検報告書を複数作って使い分け

テンプレートに初期値を設定できるので、ケースバイケースで使い分けできるよう別名で作成。

そのほか、業務内容に応じて工夫してみてください。
では、これらのテンプレートを作る方法を説明します。

テンプレートの編集方法

マスター設定画面でテンプレートの管理

マスター設定画面にある「レポートのテンプレート設定」へ移動します。
最初は「建物巡回点検報告書」のみ登録されています。

[+テンプレートの追加]で新規作成、または建物巡回点検報告書を[複製]ボタンで複製し、編集します。
ページを移動する前に、保存するようにしてください。

登録したテンプレートは、[プレビュー]ボタンを押すと、実際に写真やコメントが入力された時にどのように印刷されるのか確認することができます。(テンプレート編集画面からも確認できます。)

また、テンプレートの並び順を変更することで、レポート新規作成時に表示されるテンプレートの選択肢の順序を変更できます。よく使用するテンプレートを一番上に持ってくるようにしましょう。

テンプレート編集画面でテンプレート作成

マスター設定画面からテンプレート編集画面に移動しました。
あらかじめいくつかのパーツがセットされていますが、これらのパーツの並び順を変更したり、初期値を設定したり、別のパーツを追加したりします。

編集後は、プレビューで思った通りのレポートになりそうかを確認し、名前をつけて保存してください。
保存すると、レポート作成で利用できるようになります。

以下に画面の説明をします。

  • 1 赤い×ボタンは、それが指す要素を削除します。青い+ボタンは、その箇所に新たに要素を追加します。
  • 2 各パーツの間にあるこの要素をクリックすると、パーツの追加ができます。パーツはそれぞれひとつずつ追加できます。また、ヘッダーとシンプルヘッダーは、どちらかひとつのみ利用します。
  • 3 改ページの設定は、ヘッダー以外の各パーツで可能です。
  • A ヘッダーです。
    タイトルの他、ヘッダー項目の設定をします。灰色の箇所は編集できません。
    ヘッダーの他に、ヘッダー項目(表の箇所です)を省いたシンプルヘッダーもあります。ヘッダー項目は、それぞれ見出しとその内容が対になっています。内容は、以下から指定でき、レポート編集画面で自動で入力されます。これらはあくまでも初期値であり、レポート作成時に編集可能です。

    • 物件名: 対象物件の名前が自動で入ります。
    • 物件所在地: 対象物件の所在地が自動で入ります。
    • レポート作成日: レポート作成日が自動で入ります。
    • 今日の日付: 今日の日付が自動で入ります。
    • スタッフ名を選ぶ: レポート編集画面では、スタッフ名の選択肢が表示され、選択できます。
    • スタッフ名を選ぶ(巡回担当者が初期値): 基本は上と同じですが、初期値が物件の巡回担当者になります。
    • スタッフ名を選ぶ(担当者が初期値): 基本は上と同じですが、初期値が物件の担当者になります(物件の編集画面で確認・変更できます)。
    • 会社名: 会社名が自動で入ります。
    • テキスト入力: レポート編集画面で自由に編集できるテキスト欄です。テンプレート編集画面でここに文字を入力すると、初期値を設定できます。
  • B 点検結果パーツです。レポートではここに点検結果の入力項目が表示されます。規定値にカテゴリセットを指定しておくことができます(レポート作成時に変更できます)。
  • C 写真パーツです。体裁の規定値で、1ページに何枚配置するかを指定できます(レポート作成時に変更できます)。
  • D 対応前・対応後写真パーツです。
  • E 備考欄です。見出し・本文の規定値を設定できます。
  • F テンプレート名を設定し、保存してください。ヘッダーの見出しとは別の扱いです。
    また、プレビューで、テンプレートに写真やコメントを入力した場合のサンプルが確認できます。

ver8-template-edit

ここまでで基本の説明をしましたが、実際に触ってみるのが分かりやすいと思います。
ぜひ試してみてください。

2018/08/02 更新

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